قد تكون الجولات الافتراضية هي الطريق الجديد إلى الأمام للأحداث

في عصر COVID-19 وقرارات الحظر للبقاء في المنازل وعمليات الإغلاق الشاملة، توقفت أعمال منظمي الأحداث تماماً مما أضر بمصدر رزقهم وشغفهم. لكن الأحداث ستعود، ويجب أن يكون مخططو الأحداث جاهزون وملمون بأحدث الوسائل المختصة في إيجاد القاعة أو المكان المناسب. لفترة طويلة، عندما يتعلق الأمر باختيار المكان، كان الخيار الوحيد للمنظمين هو زيارة عشرات الأماكن للعثور على المكان المناسب لحدثهم التالي. كانت عملية مكلفة وتستغرق وقتا طويلا. مع إلغاء الوباء للتجمعات الكبيرة في معظم البلدان، كان على مخططي الأحداث اللجوء إلى الأحداث الافتراضية، والتي لا تتطلب عادةً مرحلة اختيار المكان. ومع ذلك، بعد شهور من الاجتماعات الافتراضية، أصبح من الواضح أن الحاضرين يتوقون إلى التفاعلات وجهًا لوجه، وقد عانى الكثير منهم مما أطلق عليه اسم "إجهاد زوم". يتوق معظم الأشخاص إلى العودة للاجتماع شخصيًا، ويقوم المخططون بالفعل بالبحث عن قاعات ومواقع للأحداث المستقبلية، ولكن كيف نفعل ذلك عندما تكون الفرصة لزيارة وتفقد القاعة أو الموقع غير واردة؟ حسنًا، إذا كان للوباء نتيجة إيجابية واحدة للأحداث، فقد يكون انتشار الأدوات عبر الإنترنت في الأشهر القليلة الماضية. من بينها، يبدو أن الجولات الافتراضية للأماكن لها مستقبل مشرق لأنها مفيدة جداً في الوقت الحالي بالإضافة إلى تقليل الوقت اللازم لاختيار المكان في المستقبل. في هذا المنشور، سوف نستكشف كيف يمكن للجولات الافتراضية أن تساعد مخططي الأحداث في إعداد الحدث التالي. ما هي الجولات الافتراضية وكيف يمكنها مساعدة منظمي الأحداث؟ الجولات الافتراضية ليست مفهومًا جديدًا، لكنها أصبحت أكثر أهمية منذ بداية الوباء. وفقًا لـ ويكيبيديا ، "الجولة الافتراضية هي محاكاة لموقع موجود، وتتألف عادةً من سلسلة من مقاطع الفيديو أو الصور الثابتة." هناك العديد من الخيارات، سواء من حيث التكنولوجيا أو الراحة للمنظم. الواقع الافتراضي هو أحد هذه الخيارات. في حين تم استخدام الواقع الافتراضي بشكل أساسي في الألعاب والترفيه حتى الآن، فإن الفوائد التي يمكن أن يجلبها لصناعة الأحداث حقيقية. بدأ بعض المنظمين بالفعل في استخدامه لتحسين مشاركة الجمهور خلال الحدث، ويستفيد العارضون منه في العروض التوضيحية للمنتجات، لا سيما في حالة المنتجات الضخمة التي لا يمكنها السفر إلى مكان المعرض أو وضعها في المساحة الضيقة للكشك في المعارض والفعاليات. أحد مجالات الاهتمام الجديدة للواقع الافتراضي هو اختيار المكان. في حين أن عملية الذهاب إلى الموقع ستكون دائمًا الخيار الأفضل، إلا أنها تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة في التنظيم. يمكن أن توفر جولة افتراضية في مكان الحدث بديلاً مناسبًا من خلال إعطاء منظم الحدث فكرة دقيقة عن حجم المكان وتوزيع المساحة، وملاءمة المرافق، وبشكل عام، إذا كان المكان مناسبًا للحدث. ومع ذلك، فأنت بحاجة إلى معدات محددة لتجربة الواقع الافتراضي، وليس كل المنظمين لديهم إمكانية الوصول إلى سماعات رأس الواقع الافتراضي. لذلك فإن الخيار السهل والمتاح للجميع هو توفير مقاطع فيديو بنطاق 360 درجة وثلاثي الأبعاد يمكن أن تقدم تجربة غامرة على أي جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول. يمكن للمنظمين الآن تحديد مكانهم دون مغادرة راحة (وأمان) منازلهم وبالوقت الذي يناسبهم. يقودنا هذا إلى الخيارات الحية مقابل الخيارات المسجلة مسبقًا للجولات الافتراضية . تقدم بعض أماكن الفعاليات الآن جولات حية عبر تطبيق زووم لمنشآتها لتوفير جولة تفاعلية وافتراضية لمساحة الحدث. يستلزم هذا عملية شاملة تمامًا في وقت مبكر، حيث يتعين على منظم الحدث مشاركة أكبر عدد ممكن من التفاصيل حول الحدث مع مديرو المكان. يجب أيضًا جدولة هذه الجولات الحية مع كل من المنظمين والأماكن. لماذا يساعدون الأماكن كذلك؟ بينما يحتاج المنظمون إلى العثور على الأدوات التي ستساعدهم في تنظيم الأحداث المستقبلية، فمن الأهمية أن تقدم الأماكن كل ما في وسعها لدعم منظمي الأحداث في سعيهم للحصول على مساحة الحدث المثالية. من خلال القيام بذلك، فإنهم يساعدون أنفسهم حقًا حيث يبدو أن الجولات الافتراضية هي الطريقة الوحيدة لرؤية ومعاينة الأماكن لبضعة أشهر أخرى على الأقل. أصبحت إمكانية رؤية الموقع شبه مستحيلة مع إلغاء خطط السفر أو أوامر الإغلاق أو غيرها من تدابير التباعد الاجتماعي. تحتاج الأماكن التي ترغب في تأمين الأعمال المستقبلية إلى تزويد المنظمين بالمعلومات الحيوية التي يحتاجونها عند بدء التخطيط للأحداث القادمة ومساعدتهم على تصور الإمكانيات التي يوفرها المكان. يمكن أن تكون الجولات الافتراضية مفيدة للغاية في هذا الصدد. المزيد والمزيد من الأماكن تقدم هذا النوع من الخدمة ، ومعظم الجولات الافتراضية متاحة عند الطلب. يمكن للمنظمين، على سبيل المثال، الحصول على صورة بزاوية 360 درجة لقاعة نورا في مركز المؤتمرات و الرويال سويت في الكويت ، أو استكشاف الإمكانيات التي توفرها قاعة اجتماعات برقان في منتجع هيلتون الكويت، أو الانغماس في الغرفة المذهلة في فندق V دبي ، في أي وقت يريدون ، من راحة منازلهم.

في الختام في عالم عادي (أي ما قبل COVID)، تتمثل إحدى المهام الأكثر أهمية واستهلاكًا للوقت في التنظيم لحدث ما في اختيار المكان المناسب الذي سيوفر البيئة المثالية ويساعد في جعل الحدث لا يُنسى. عادة ما يعني العثور على تلك المساحة المثالية القيام بالعديد من الزيارات إلى المواقع الذي قد تكون مناسبة وربما لا. لحسن الحظ، يمكن للجولات الافتراضية أن تساعد في تسريع العملية دون القلق من أن تفوت المنظمين أي تفاصيل عن المكان. كما أنها توفر بديلاً أرخص لأنها تقلل من تكاليف التنقل والسفر. على الرغم من أن الجولات الافتراضية لا يمكن أن تحل تمامًا محل مقابلة الأشخاص المسؤولين عن المكان وجهًا لوجه (تمامًا كما لا يمكن أن تحل الأحداث الافتراضية محل الاجتماعات الشخصية تمامًا)، إلا أنها توفر بالتأكيد بديلاً ممتاز لتصفية الخيارات المؤهلة. يمكن لمنظمي الأحداث استخدامها لتضييق نطاق خياراتهم ورؤية آخر متنافسين أو ثلاثة متنافسين شخصيًا. في هذا العالم الوبائي، أصبح من المعقول استخدامها كبديل لعمليات التفتيش في الموقع. يبدو أنها الطريقة الأكثر فعالية وأمانًا لبدء عملية التخطيط للحدث والبدء في تنظيم الأحداث وحجزها حتى عام 2021.

-

Author Information

فيرونيك كولومباني كاتبة ومترجمة تقيم في فيرجينيا بالولايات المتحدة الأمريكية. في حياتها السابقة، كانت مديرة الاتصالات والتسويق لشركة تكنولوجيا المعلومات الفرنسية وكانت مسؤولة عن فعاليات الشركة قبل الانتقال إلى الكتابة عن صناعة الفعاليات. كتبت أو ساهمت في مجموعة من المقالات التحريرية والمشاريع EventMB . تابعها على LinkedIn و Twitter لمزيد من المعلومات حول صناعة الأحداث.