ما بعد كورونا: سياحة الاجتماعات والمؤتمرات، التكنولوجيا، والإقتصاد

تعد سياحة الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض ( بالإنجليزية) ركيزة أساسية في قطاع السياحة والسفر، وهي رديفة لسياحة الأعمال، وتشير بشكل أساسي إلى الفعاليات في الفنادق، ورغم عدم شيوع هذا المصطلح في الأوساط العربية، إلا أن هذا القطاع هو عنوان هذه المرحلة إذ يعد أساساً لنجاح كل النشاطات والفعاليات اليوم. فلا توجد شركة أو مؤسسة ناجحة بغنى عن التأكد من تنظيم الاجتماعات واللقاءات والمعارض والمؤتمرات والفعاليات الأخرى بأقصى احترافية ممكنة، ولا تقتصر أهمية سياحة الاجتماعات والمؤتمرات عند هذا الحد، فكما تستفيد الحكومات والشركات والمؤسسات منها، فإن الأفراد كذلك يجدون فيها الحل الأمثل لتنظيم مناسباتهم الشخصية كعشاءات الخطوبة وحفلات الزفاف، وغيرها من المناسبات الشخصية. الأهمية الاقتصادية لسياحة الاجتماعات والمؤتمرات إن استخدام مصطلح سياحة الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض "" يعد أكثر دقة ومهنية، إذ يستخدمه الخبراء وأصحاب الفنادق، وسبب هذا أنه مصطلح شامل يشير إلى مجموعة من القطاعات التي تنضوي تحته، مما يعني أن على من يعملون في هذا المجال أن يكونوا من أصحاب الخبرات الواسعة والمهارات العالية حتى يتمكنوا من تقديم أفضل خدمة ممكنة لأي كمية أو نوعية من المنظمات أو الأفراد في أنواع متعددة من الفعاليات. ترجع الأهمية الحقيقية لهذا القطاع من السياحة إلى عامل أساسي وهو تشابكه مع مختلف القطاعات الأخرى، إذ تعد سياحة الاجتماعات والمؤتمرات حجر الزاوية للشركات والمنظمات التي تعتمد بشكل أساسي على اللقاءات والفعاليات المختلفة في مجال عملها، وهذا يتضمن الفنادق ومجالس السياحة وشركات اللوجستيات وشركات النقل ومراكز المؤتمرات ومزودي الطعام والمشروبات، وغيرهم. وبهذا، فإن قطاع سياحة الاجتماعات والمؤتمرات ذو أهمية اقتصادية بالغة، لأنه: • يساعد على تنشيط الاقتصاد: يعد قطاع السياحة أحد أهم القطاعات الاقتصادية للعديد من البلدان التي تعتمد على الدخل الذي يحققه، وبالطبع فإن سياحة الاجتماعات والأعمال أحد أهم القطاعات السياحية. • يجعل مواسم السياحة أكثر ديمومة: تتصف السياحة بأنها نشاط موسمي، فهي تزيد في مواسم معينة وتنخفض بقية أيام السنة، إلا أن الاجتماعات واللقاءات والفعاليات تحدث غالباً في غير أوقات العطل والمواسم الخاصة، وتعقد في أيام منتصف الأسبوع كذلك، ما يعني أنها تحد من القيود الموسمية للسياحة. • تحسن جودة السياحة: هذه نقطة بالغة التأثير، إذ عادة ما يكون السائح الذي يأتي لحضور لقاء أو اجتماع شخصاً ذا دخل متوسط إلى عال، ما يعني أنه صاحب قدرة شرائية عالية، وفي نفس الوقت فإن الجهة التي تستضيفه ستغطي غالباً المصاريف والنفقات اللازمة للفعالية المعنية، ما يعني أنه سيملك متسعاً من المال لينفقه باتجاهات أخرى. • يخلق فرص عمل: إن قطاعاً ضخماً مثل سياحة الأعمال لا بد أن يخلق عدداً كبيراً من فرص العمل، والتي سيكون عدد منها وظائف دائمة. تطور مستمر تشكل عملية التخطيط للفعاليات وتنظيمها تحدياً كبيراً، وكلما كبر حجم الفعالية كلما زاد التحدي صعوبة، وهذا يعني أن تنظيم الفعاليات يحتاج إلى منسق فعاليات مميز ومؤهل ليستطيع أخذ زمام الأمور وإدارة عملية التخطيط للفعالية بما في ذلك اختيار القاعة المناسبة، وتحديد الميزانيات وإدارة المصاريف والحصول على التصاريح اللازمة وإجراء الترتيبات الضرورية لتنظيم الفعالية دون إهمال التفاصيل كتأمين الفعالية وتوفير وسائل المواصلات والطعام والمشروبات، وغير ذلك الكثير من المهام التي يجب أن يقوم بها منسق الفعالية بكل اقتدار. لكن، ولحسن حظ منسقي الفعاليات، فإن قطاع سياحة الاجتماعات والمؤتمرات قطاع دائم التطور، إذ إنه الآن مختلف تماماً عما كان عليه قبل سنوات قليلة فقط، وبالتأكيد سيكون مختلفاً تماماً بعد بضعة سنوات، أو ربما أشهر. الميزة في هذا التطور أنه دائماً ما يتجه في طريق واحد وهو جعل الاجتماعات والفعاليات أكثر راحة واحترافية، وجعل تنظيم هذه الفعاليات أكثر سهولة ويسراً، ومسيرة التطور هذه لم تتوقف يوماً، ولا يبدو أنها تعزم التوقف على الإطلاق. لقد جعلت تكنولوجيا إدارة الفعاليات من تنظيم الفعاليات وتنسيقها عملية أسهل من ذي قبل وأكثر فاعلية وجودة، ومنسقو الفعاليات أصبحوا يعتمدون أكثر فأكثر على تكنولوجيا إدارة الفعاليات فهي تساعدهم على تحسين جودة فعالياتهم وتطور تجربة المشاركين في هذه الفعاليات، عن طريق تسهيل مهمة تنظيم الفعاليات ما يعطي منسقي الفعاليات مزيداً من الوقت والتركيز للاهتمام بالجوانب الأكثر أهمية. في الوضع الطبيعي، سيكون على منسق الفعالية أن يختار قاعة مناسبة للفعالية، وبالتالي عليه أن يبحث عن الفنادق المتاحة والتي توفر احتياجاته، ومن ثم سيقوم بالتواصل مع هذه الفنادق واحداً تلو الآخر، مكرراً نفس المعلومات كل مرة ومستفسراً عن نفس النقاط في كل فندق، وهذا سيأخذاً وقتاً كبيراً وجهداً عظيماً في حين أن منسق الفعالية سيكون أحوج ما يكون إلى هذا الوقت والطاقة لمهام أكثر أهمية. ولكن استخدام تطبيقات حجز القاعات الفندقية مثلاً قد يجعل من هذه المهمة المضنية عملية في غاية البساطة والسهولة، فلن يكون منسق الفعالية في حاجة إلى إضاعة وقته في التواصل مع عدد كبير من الفنادق، ولا في إعادة إعطاء المعلومات والتفاصيل نفسها في كل مرة، إذ تكفل هذه التكنولوجيا إراحة منسق الفعاليات من كل هذا العناء، وإيجاد القاعة المناسبة في أسرع وقت ممكن. وبهذا فإن تنسيق الفعاليات يصبح أكثر سهولة وفعالية بفضل هذه التقنية وغيرها من تكنولوجيا إدارة الفعاليات. تساعد تكنولوجيا إدارة الفعاليات منسقي الفعاليات في: • إيجاد أفضل قاعة ممكنة: عن طريق تنظيم عملية الاختيار وتخصيصها. • التسويق للفعالية: عن طريق تخصيص رسائل بريد إلكتروني تلقائية، على سبيل المثال. • تنظيم الميزانيات وإدارة المصاريف: عن طريق بناء ميزانيات واقعية للفعاليات وتعقب المصاريف وإدارتها وبيان الإحصاءات البيانية لدراسة المدفوعات. • تأمين وسائل السفر والإقامة: عن طريق ربط عمليتي السفر والإقامة في الفندق بعملية التسجيل ما يجعله أسرع وأيسر على المشاركين. • إجراء عمليات الدفع: عن طريق تتبع المدفوعات، وأتمتة عملية إرجاع المدفوعات وتقديم العروض الترويجية. • جعل الفعاليات أكثر جاذبية: عن طريق استخدام تكنولوجيات تسجيل الدخول، وإدماج تطبيقات الهواتف المحمولة، وغيرها. • تقييم نسبة نجاح الفعالية: عن طريق تسجيل مجموع الحضور الكلي، وتتبع نسبة الحضور في كل فعالية على حدة وهذا ما يمكن من معرفة أي المتحدثين والفقرات كانوا أكثر جاذبية. تأثير فيروس كورونا على سياحة الاجتماعات والمؤتمرات بعد أن سيطرت جائحة الكورونا على العالم وغيرت معالم حياتنا اليومية ونشاطاتنا الاقتصادية، تستعد الآن دول كثيرة للبدء في تخفيف إجراءات الإغلاق التي فرضتها لمواجهة الفيروس، لكن العالم في كل الأحوال لن يعود كما كان تماماً، فما قبل الكورونا ليس كما بعدها. فبعد أن أصبح إلغاء الحجوزات والاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات المنعقدة في الفنادق حدثاً متكرراً في الأشهر الماضية، فإن كل شيء يعود الآن تدريجياً إلى نصابه الطبيعي، وبالتالي فإن قطاع سياحة الاجتماعات والمؤتمرات قد طور ولا يزال يطور مجموعة من التقنيات التي من شأنها أن تساعده على التأقلم مع المتغيرات الجديدة بأفضل شكل ممكن. لعل سياحة الاجتماعات والمؤتمرات على وجه الخصوص ستشهد تغيرات جوهرية في طبيعة الاجتماعات والفعاليات نفسها، بما في ذلك أماكن انعقادها وكيفية تنظيمها وإدارتها، فالقاعات على سبيل المثال ستستوعب من الآن فصاعداً عدداً أقل من الحضور للحفاظ على آليات التباعد الاجتماعي قدر المستطاع، كما أن صالات الأفراح مثلاً ستقلل من عدد الحضور المسموح به وربما تحتوي على أثاث أقل لتوفير مساحة خالية أكبر. من البديهي أن تكنولوجيا إدارة الفعاليات ستلعب دوراً محورياً في مساعدة قطاع سياحة الاجتماعات والفعاليات على التكيف مع عالم ما بعد الكورونا، فالعديد من التقنايت سيصبح الاعتماد عليها أكبر فأكبر كتقنيات التعرف على بصمة الوجه التي ستستخدم لتسجيل حضور المشاركين في القاعات، وتطبيقات الهاتف التي ستستخدم في عرض المعلومات ما سيقلل الاعتماد على المطبوعات الورقية التي قد يقوم بلمسها عدة أشخاص، كما ستتكفل تطبيقات الويب بعمليات اختيار القاعات وتصفحها وحجزها والقيام بعمليات الدفع وغيرها من المهام عن بعد، فالتغيرات الجوهرية في المرحلة القادمة آتية لا محالة، والتكنولوجيا ستكون سيدة المرحلة.